9. Juli 2021
Entscheider

Eine Stiftung auf dem digitalen Prüfstand

Friedemann Schnur und Insa Heinemann, Geschäftsführender Vorstand und Kommunikationsbeauftragte der Braunschweigischen Stiftung im Interview

Insa Heinemann: Foto: Ausdruckslos.

Frau Heinemann, Herr Schnur, was hat Sie dazu bewogen, den Digitalisierungsprozess Ihrer Stiftung zu dokumentieren und zu veröffentlichen?
H: Im Prinzip haben wir unsere Kommunikation schon vor ein paar Jahren digitalisiert und damals den Tipp bekommen, diesen Prozess festzuhalten, um selbst reflektieren zu können. In diesem Zuge haben wir ein E-Paper veröffentlicht und festgestellt, dass das außerdem ein gutes Instrument ist, um in den Austausch mit anderen Organisationen zu kommen. Von daher stand fest, dass wir erneut den Prozess dokumentieren, wenn wir die gesamte Stiftung auf den digitalen Prüfstand stellen.
S: Wir haben keinen Masterplan vorgelegt, sondern zeigen, welchen Weg wir gegangen sind. Es freut uns, wenn jemand davon etwas gebrauchen kann, und es freut uns noch mehr, wenn wir darauf eine Antwort bekommen, weil Organisationen es anders machen.
Das heißt, aus dem Ursprungsgedanken, einen Prozess selbst reflektieren zu können, ist eine größere Idee gewachsen …
S: Ja, aber nicht im missionarischen Sinne. Unser Angebot ist keine Einbahnstraße, sondern der Kommunikationsweg muss in beide Richtungen ausgebaut werden. Das funktioniert im Stiftungssektor vielleicht besser als in anderen Bereichen, denn wann immer wir Orientierung suchen, nehmen wir einfach den Telefonhörer in die Hand. Wenn man selbst offen ist, sind andere auch offen. So können wir voneinander lernen.
H: Wir haben damals auch keine vergleichbare Veröffentlichung gefunden. Und wenn, dann waren es immer die großen Tanker und wir haben nicht das Gefühl, dass wir das sind. Mit dem E-Paper wollten wir zeigen, dass es völlig egal ist, ob man eine große oder kleine, ehrenamtliche oder hauptamtliche Organisation ist und außerdem die Angst nehmen. Das große Thema Digitalisierung kann am Ende ganz praxisnah sein. Und es gar nicht anzufassen, ist der falsche Weg.

Friedemann Schur. Foto: Ausdruckslos.

Inwieweit ist Digitalisierung ein Muss, damit Ihre Stiftung zukunftsfähig bleibt?
S: Wir sind zum Großteil eine fördernde Stiftung und könnten unsere Mittel sicherlich mehrfach ausgeben, aber wenn wir Digitalisierung klug einsetzen, können wir deutlich mehr bewirken. Die Welt um uns herum ändert sich und die Bedarfe unserer Projektpartner:innen sind andere, als noch vor zehn Jahren. Wir wollen dem Rechnung tragen und Potenziale heben, vielleicht etwas effizienter und besser werden, werden uns aber auch selbst fit machen. Wenn man nach außen vermeintlich digital agiert, kann man nach innen nicht noch analoge Prozesse haben.
H: Das bedeutet nicht, dass man vorher alles falsch gemacht hat. Man schaut, welche Prozesse effizienter sein könnten und wenn das mit einer Digitalisierung einhergeht, umso schöner. Ich denke, dass wir nach außen durch die digitale Kommunikation schon sehr digital wirken. Und trotzdem haben Zettel und Stift noch ihre Berechtigung.

An welchen Stellen macht Digitalisierung für Ihre Stiftung keinen Sinn?
S: Bei den Projektanträgen haben wir festgestellt, dass der:die eine oder andere Projektpartner:in gar nicht so digital ist und unsere Ambitionen zurückgestellt. Kein Projekt soll durch das Raster fallen oder weggefiltert werden. Man muss mit gesundem Menschenverstand digitalisieren und schauen: Für wen ist die Stiftung da?
H: Dabei ist auch der interne Blick wichtig. Wir sind ein heterogenes Team und es bringt nichts, vorzupreschen. Am Ende arbeiten wir mit Menschen, da kann man so viel digitalisieren, wie man möchte. Wenn man in so einem Prozess vergisst, nach links und rechts zu schauen und jede:n Teamkolleg:in mit an Bord zu nehmen, ist er zum Scheitern verurteilt.

Welche Schritte setzen Sie aktuell um?
S: Wir implementieren gerade ein Tool für das Projekt- und Kontaktmanagement und planen, damit im Oktober fertig zu werden. Aber es ist wie bei einem guten Hausbau: Wenn man hinten fertig ist, fängt man vorne wieder an. So wird das auch bei uns sein.

Wie zufrieden sind Sie mit dem Weg, den Sie bis hierher gegangen sind?
H: Es war die richtige Entscheidung, das Projekt nicht als Einzelkämpfer, sondern mit einem Kernteam zu stemmen. Man darf nicht vergessen, dass die Arbeit nicht unser tägliches Geschäft ist. Und ich glaube, dass wir uns einen großen Gefallen damit getan haben, uns an einigen Stellen mehr Zeit zu nehmen. Das Leben kommt ja auch einfach manchmal dazwischen …
S: Natürlich hätten wir uns gewünscht, etwas eher fertig zu werden, aber manche Dinge kann man nicht mit der Brechstange erzwingen. Und dann ist es klug zu sagen, in den nächsten sechs Wochen ist da nichts zu holen, wir warten, machen dann einen kleinen Sprint und nehmen wieder Fahrt auf. Und es war der richtige Schritt, daraus ein Kooperationsprojekt mit der Beratungsagentur Wider Sense zu machen. So konnten wir aus verschiedenen Perspektiven auf den Prozess schauen und Wider Sense hat uns an einigen Stellen davor bewahrt, uns zu verzetteln.

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