Was finde ich wo und wie komme ich da überhaupt hin? Ob Arztpraxis, Handwerksbetrieb oder Großkonzern der Empfangsbereich ist bei Firmen die erste Anlaufstelle im Haus. Immer häufiger können die Mitarbeiter an der sogenannten Infothek oder dem Counter den Kunden bereits weiterhelfen. Von der Terminvergabe bis zur Weitergabe von Infomaterial ist vieles möglich. Ebenso wie die Aufgaben werden auch die Ausstattungsvarianten vielfältiger.
„Wir haben ein Infocenter, das mit mehreren Halbtagskräften ständig besetzt ist. Das ist die erste Adresse im Haus“, sagt Georg Druwe von der IHK Braunschweig. Bereits seit fast 15 Jahren setzt die Industrie- und Handelskammer auf ein Servicecenter im Eingangsbereich. „Es ist wichtig, dass ein persönlicher Ansprechpartner für Kunden oder Firmen verfügbar ist.“ Die Mitarbeiter übernehmen auch den Telefondienst. Besucher erfahren über eine Infotafel auf einen Blick, in welchem Raum sie vielleicht schon erwartet werden oder wo ihr Seminar stattfindet. Vor acht Jahren wich die große Stecktafel einer elektronischen Anzeige an der Wand. „Die ist direkt mit der EDV vernetzt und zeigt die Termine an. Es ist eine Art großer Wegweiser“, erläutert Druwe. Die jederzeit verfügbare Anzeige ist nützlich, da die Räume der IHK auch ohne Ansprechpartner bis 21 Uhr geöffnet sind. Beispielsweise, weil die Prüfungsvorbereitungen der Auszubildenden nach deren Arbeitszeit dort stattfindet.
Derart umfangreiche Informationsmöglichkeiten direkt am Eingang waren vor 20 Jahren noch Zukunftsmusik. Uwe Meister, Vertriebs- und Planungsmitarbeiter des Einrichtungsdienstleisters MSL in Braunschweig, erinnert sich an viele Empfangstresen: „Der Flur war an der Stelle des Empfangs ein bisschen erweitert und es gab ein Fenster mit Guckloch. Das ist sehr behördenmäßig gewesen. Später war dort dann ein Glasschiebeelement. Sich mehr zu öffnen das ist der Trend der vergangenen Jahre“, sagt der 69-Jährige. Bei Behörden spiele immer mehr der Wandel zum Dienstleister eine Rolle für Veränderungen am Empfang. „Wenn der Platz vorhanden ist, geht der Trend bei Neubau oder Umbau zum großen Entree mit einer Person, die Auskunft gibt“, sagt Meister. Platz, der vor einigen Jahren etwa bei der Stadt Peine vorhanden war. Sie hat im Jahr 2001 auf 707 Quadratmetern ein zentrales Bürgerbüro im Rathaus eingerichtet. „Ziel des Büros ist, das Serviceangebot für die Bürgerinnen und Bürger der Stadt Peine weiter zu verbessern. Aufgaben werden zusammengefasst an zentraler Stelle erledigt, Wege und Wartezeiten verkürzt. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind hoch motiviert und verstehen sich als Kümmerer“, teilte die Stadt bei der Eröffnung mit. Ein zentraler Infotresen und mehrere offene Arbeitsplätze für Sachbearbeiter sorgen für Transparenz, durchgehende Öffnungszeiten für Bürgernähe.
Damit nimmt die Stadt Peine eine Vorreiterstellung unter den Behörden ein und folgt einem Trend aus der Wirtschaft. „Generell kann man sagen, dass abgesehen von öffentlichen Verwaltungen die Grenzen zwischen Empfang, Lobby und Arbeitsbereichen durchlässiger werden oder sogar ganz verschwinden“, sagt Barbara Schwaibold, Sprecherin des Verbandes bso Büro-, Sitz- und Objektmöbel e.V., in dem rund 70 Hersteller von Büromöbeln organisiert sind. „Leider gibt es keine Marktzahlen, die direkte Rückschlüsse auf das Volumen und die Entwicklung der Einrichtung und Möblierung von Empfangs- und Lobbybereichen zuließen. Von unseren Mitgliedsunternehmen wissen wir jedoch, dass dieses Marktsegment wächst, wobei es sich vor allem qualitativ verändert.“ Seit Jahren gebe es einen generellen Trend, dass die Gestaltung der Innenräume als wichtiges Element der Corporate Identity gepflegt wird. „Damit steigen natürlich auch die Erwartungen an die Gestaltung der Innenräume. Diese soll auf das Corporate Design der Unternehmen abgestimmt sein“, sagt Schwaibold.
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Erste Anlaufstelle – Der Empfangsbereich: Visitenkarte der Firma (2/2)
Autoren: Regio Press, Lennart Kutzner
